FUNCIONAMIENTO DE LA ASOCIACIÓN

Libros de Asociación:
Una vez registrada, la Asociación deberá llevar al día el Libro de Actas, el Libro de Socios y los Libros de Contabilidad, que se pueden comprar en las papelerías y se legalizan en el Registro Mercantil correspondiente (o ante Notario). De esta forma se cumple los dispuesto en el artículo 14 de la Ley de Asociaciones que dispone que "las asociaciones han de disponer de una relación actualizada de sus asociados, llevar una contabilidad que permita obtener la imagen fiel del patrimonio, del resultado y de la situación financiera de la entidad, así como las actividades realizadas, efectuar un inventario de sus bienes y recoger en un libro las actas de las reuniones de sus órganos de gobierno y representación. Deberán llevar su contabilidad conforme a las normas específicas que les resulten de aplicación".
Las cuentas de la asociación se aprobarán anualmente por la Asamblea General.
Solicitud del Código de Identificación Fiscal (C.I.F)
También podemos obtener, en la Delegación de Hacienda correspondiente, el Código de Identificación Fiscal, el C.I.F., que estará formado por un número precedido de la letra "G". Este número identifica fiscalmente a la entidad (igual que el NIF de las personas físicas).
Se puede solicitar un CIF provisional después de que haber presentado la documentación en el registro. En ese caso, una vez que tengamos aprobados los Estatutos y sellados por la Delegación de Gobierno, tendremos que solicitar el CIF definitivo.
Para realizar este trámite en la Delegación de Hacienda es necesario:
Rellenar un impreso de solicitud (modelo 036 Declaración censal), especificando siempre que es para una Asociación sin ánimo de lucro.
Presentarlo en Hacienda con fotocopia del D.N.I. de la persona que lo firma que debe figurar en el acta fundacional, con el original (y fotocopia) de los Estatutos sellados por el Registro General, que llevan la comunicación de que la Asociación está inscrita en el Registro de Asociaciones. (Si es el CIF provisional, original sellado en el registro de entrada del Registro).
Original y fotocopia del Acta Fundacional.
Si la Asociación cambia de domicilio social, o denominación, es necesario volver a realizar el mismo trámite en la Delegación de Hacienda, para cambiar el domicilio en el Censo fiscal.
El C.I.F. es necesario para cualquier trámite legal como, por ejemplo, para poder abrir una cuenta corriente a nombre de la Asociación.
Órganos de la Asociación
Como mínimo deben existir los siguientes órganos:
La Asamblea General, que es el órgano supremo de gobierno de la asociación, integrado por los asociados, que adopta sus acuerdos por el principio mayoritario o de democracia interna y deberá reunirse, al menos, una vez al año. Si los Estatutos no disponen otra cosa seguirá las siguientes normas:
Se convocará por el órgano de representación (la junta directiva), con carácter extraordinario, cuando lo solicite un número de asociados no inferior al 10 %.
Se constituirá válidamente, previa convocatoria efectuada quince días antes de la reunión, cuando concurran a ella, presentes o representados, un tercio de los asociados, y su presidente y su secretario serán designados al inicio de la reunión.
Sus acuerdos se adoptarán por mayoría simple de las personas presentes o representadas, cuando los votos afirmativos superen a los negativos. No obstante, requerirán mayoría cualificada de las personas presentes o representadas, que resultará cuando los votos afirmativos superen la mitad, los acuerdos relativos a disolución de la asociación, modificación de los Estatutos, disposición o enajenación de bienes y remuneración de los miembros del órgano de representación.
La Junta Directiva, que es el Órgano de Representación, que gestiona y representa los intereses de la asociación, de acuerdo con las disposiciones y directivas de la Asamblea General.
Sólo podrán formar parte del mismo los asociados y, sin perjuicio de lo que establezcan sus respectivos Estatutos, serán requisitos indispensables: ser mayor de edad, estar en pleno uso de los derechos civiles y no estar incurso en los motivos de incompatibilidad establecidos en la legislación vigente.
Sus miembros pueden recibir remuneración por el cargo, que deberá constar en los Estatutos y en las cuentas anuales aprobadas en asamblea.
Responsabilidad de la Asociación
Una vez que se constituye, una asociación tiene personalidad jurídica propia.
Solamente en el caso de las asociaciones no inscritas la Ley indica que sus promotores responderán "personal y solidariamente, de las obligaciones contraídas con terceros" (lo cual significa que si uno gasta dinero los otros se "solidarizan" con las actividades del primero, siendo todos responsables de lo realizado por éste).
En el caso de las asociaciones inscritas en el correspondiente Registro público, éstas responden de sus obligaciones con todos sus bienes presentes y futuros, siendo los titulares de los órganos de gobierno los que responderán por los actos de la asociación, siempre que se incurra en culpa o negligencia.